Introducción
El diccionario de Terminología Archivística español daba la siguiente definición de la archivística: “disciplina que trata los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos”. De esta definición, deduce J.R. Cruz Mundet, que posee dos campos de actuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutuamente
Siguiendo al mismo autor, podemos conceptuar la archivística como una ciencia emergente. Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y un fin, hacer recuperable la información documental para su uso.
Otras ciencias también se ocupan de los archivos (Diplomática, Paleografía, Sigilografía, Historia...) pero de forma diversa a la Archivística. La pluralidad de las funciones que asume esta archivística emergente se encuentra en la base de su inevitable interdisciplinariedad. Una actuación global y transversal en el mundo de la Administración y la empresa con documentos antiguos y modernos, con el recurso imprescindible a las modernas tecnologías y los nuevos soportes, y en un contexto jurídico-administrativo preciso, hace que la archivística deba construir un discurso variado y estructurado mediante el recurso a disciplinas propias de las ciencias de la administración, las ciencias de la información y las ciencias auxiliares de la historia.
Según Blanca Rodríguez, tres grupos de disciplinas son las que han marcado la evolución de la archivística:
Ø las ciencias de la documentación
Ø las ciencias de la Administración y
Ø las ciencias históricas.
En concreto, la Archivística posee un núcleo específico de técnicas y procedimientos, pero, a la vez, bebe de las fuentes del derecho administrativo, el régimen jurídico y la historia general y de las instituciones. Asimismo, aplica filosofías relacionadas con la conservación física de los soportes y las técnicas de difusión y marketing comunes con el mundo del patrimonio cultural, comparte con las ciencias de la información y la documentación las problemáticas derivadas de una recuperación rápida y eficiente de la información, debe usar con profusión las tecnologías de la información y la comunicación y, sobre todo, mantiene un estrecho vínculo con las ciencias y las técnicas historiográficas, especialmente la diplomática, la paleografía y el latín documental y también con otras ciencias auxiliares como la sigilografía, la genealogía, la heráldica, la cronología, la papirología, la numismática, la criptografía y la epigrafía.
Concepto de ciencia auxiliar
Cualquier ciencia, sea cual sea, necesita para alcanzar sus propios fines, recurrir a otras ramas del conocimiento humano, sin las cuales en modo alguno podría alcanzar sus finalidades u objetivos. Nadie puede negar la dependencia, en este sentido, de la física respecto de las matemáticas o de la medicina respecto de la biología, sin que ello implique superioridad o inferioridad de ninguna de ellas.
Decir auxiliares no significa consideración de inferioridad, sino que se recurre a ellas de modo parcial y como ayuda para la consecución de unos fines determinados.
Difícilmente una ciencia o disciplina posee autonomía científica. Las disciplinas cuyos métodos o resultados son utilizados por otro profesional o por otro científico en su trabajo o en su investigación, pueden ser consideradas por éste como auxiliares en cuanto que son utilizadas en los estadios preliminares de su trabajo específico. El carácter de auxiliar viene de la toma de postura de una ciencia con respecto a las otras, de manera que si la Archivística estima como auxiliares a la Paleografía e incluso a la Historia, la Archivística puede convertirse en auxiliar desde la perspectiva de éstas.
Por ello, y una vez vista la interdisciplinariedad de la archivística, vamos a hacer un repaso por las principales ciencias auxiliares que han marcado su evolución, para ello dividiremos este estudio en tres apartados: ciencias de la historia, ciencias de la administración, las ciencias de la documentación, para terminar comentando otras disciplinas de nuevo cuño como las ciencias de la información y la comunicación (TICs), y las ciencias de la difusión y marketing.
Siguiendo a Manuel Romero Tallafigo, podemos estudiar estas ciencias auxiliares clasificándolas en dos variantes:
1. Las tradicionales ciencias de la Archivística, entre las que encontraremos las ciencias relacionadas con la Historia: paleografía, diplomática, cronología, y otras como la sigilografía, la heráldica, la genealogía.
2. Las ciencias más recientes, entre las que encontraremos las ciencias de la Administración, el derecho, la documentación las TICs, el marketing...
1. Ciencias tradicionales:
1.1. Ciencias de la Historia
Dado el carácter que con el paso del tiempo pueden adquirir los documentos, y derivado también de su carácter testimonial, éstos se convierten en objeto de interés para otras disciplinas.
Durante todo el S. XIX la relación del archivo con la historia fue exclusiva, es en el siglo siguiente cuando surge el nacimiento de la archivística científica, que en un primer estadio no será más que una ciencia auxiliar vinculada a otras, como la diplomática, la paleografía y la bibliología, con las que compartirá la función historiográfica como esencial. La liberación de la subordinación de la archivística a la historia vino con la formulación de dos principios científicos: el de procedencia y el respeto al ciclo vital de los documentos.
Sin documentos no hay historia y son los documentos escritos los favoritos para ésta, hasta tal punto esta proximidad fue importante que para asegurarse el acercamiento idóneo en la información contenida en él, se hizo obligatoria la presencia de las ciencias auxiliares de la historia, la paleografía, la epigrafía y la diplomática.
Ahora bien, como señala Cruz Mundet, estas relaciones son biunívocas, por un lado, los documentos de archivo sirven a la historia como fuente básica de información para conocer el pasado, por el otro, los documentos son fruto de la actividad de las personas que los han producido en el tiempo y la archivística necesita conocer la evolución de esas personas o instituciones para:
- Comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos
- Conocer la estructura orgánica, funciones y actividades
- Para comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones documentales para dotarlos de un organigrama objetivo y estable en el tiempo.
Par el archivero son indispensables también los conocimientos de Historia de las Instituciones.
1.2. La paleografía
El término procede del griego “paleos” (antiguo) y “grafía” (escritura). Es el tratado de las escrituras antiguas sobre soportes materiales suaves (papel, pergamino, papiro), mientras que las trazadas sobre soportes rígidos (mármol, bronce, piedra...) pertenecen a la epigrafía.
La paleografía nace unida a la Diplomática. El límite del estudio de las escrituras antiguas llega hasta la procesal del S. XVIII. Los objetivos de la paleografía son:
v Leer y descifrar los signos gráficos
v Hacer un examen sistemático de las escrituras para situarlas en el tiempo y espacio
v Analizar la naturaleza de los signos gráfico para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura
El archivero necesita la paleografía para:
1. Leer y comprender los manuscritos anteriores al S. XVIII, momento a partir del cual comienza la escritura humanística o actual, para poder analizarlos y describirlos
2. Le será útil para situar en el tiempo e incluso en el espacio aquellos manuscritos que por deterioro o cualquier otra causa, no ofrezcan información de su datación y localización geográfica
3. También resultará necesaria en caso de adquisición de documentos, de modo que sepa discernir su autenticidad y su valor informativo.
1.3. La Diplomática
La Diplomática, nacida en el siglo XVII, es “la ciencia que estudia la tradición, la forma y la elaboración de los documentos. Su objeto es hacer la crítica, juzgar su sinceridad, apreciar la calidad de los textos, extraer de las fórmulas todos los elementos de contenido susceptibles de ser utilizados por el historiador, datarlos y, en fin, editarlos”. La Diplomática comprende dos grandes apartados: las llamadas Diplomática general y Diplomática especial.
La diplomática general analiza el concepto, objeto, método e historia de la
Diplomática, junto con el concepto de documento, su génesis, transmisión y estructura, incluyendo también el estudio de otros caracteres internos o externos como la data, los sellos o la lengua. La diplomática especial se ocupa de la tipología documental, es decir, de los documentos y los grupos documentales en concreto, y del estudio de las chancillerías y las instituciones de expedición.
El archivero necesita de la Diplomática para:
1. Conocer la tradición documental: original o copia y qué tipo de copia (simple, certificado...)
2. Evaluar la autenticidad analizando los elementos formales a fin de saber si es un documento verdadero o falso y en qué grado.
3. Conocer la tipología diplomática que está en función del número y de la disposición de los elementos formales.
El problema surge a partir de la Edad Moderna por el vacío de estudios diplomáticos.
1.4. La cronología
Del griego “cronos” (tiempo) y “logos” (tratado), es la disciplian que permite conocer la medida del tiempo. Hay que distinguir entre:
v Cronología matemática o astronómica
v Cronología técnica
La cronología técnica es el objeto de atención de la archivística porque permite situar los acontecimientos en el desarrollo de la Historia de la humanidad.
No siempre se ha medido el tiempo de igual forma, según los pueblos y países y según las épocas.
La Cronología es útil para la documentación histórica, sobre todo la medieval. Existen fórmulas, tablas, calendarios...para reducir los cómputos al actual.
El archivero necesita la cronología para la correcta datación del documento, ya que la fecha del documento es uno de los elementos indispensables para su identificación.
1.5. La Sigilografía
Trata o tiene por objeto el estudio de los sellos bajo todos sus aspectos, cualquiera que sea su fecha (Comité de Sigilografía del CIA), y añade: describe matrices e improntas y las estudia de manera crítica desde el punto de vista histórico, artístico, técnico y valor aprobatorio: tipos, leyendas, modos de aposición y naturaleza diplomática y jurídica, así como los métodos de conservación.
La Sigilografía es concebida normalmente como auxiliar de la Diplomática o de la Historia del Derecho en cuanto que el sello puede ser un modo de validación o mera caracterización del origen del documento. Es también auxiliar de la Historia del Arte en cuanto el sello es una pequeña pieza artística y auxiliar de la Heráldica en cuanto que éste sirve para establecer procedencias y fechas de las armerías, para relacionar un blasón con un usuario y una familia.
Es también auxiliar de la Archivística en cuanto que el sello es parte del documento al que valida, cierra o marca y como tal debe ser conocido para ser recogido, conservado, descrito y servido en el archivo.
1.6. La Heráldica
La Heráldica o ciencia del blasón según la Real Academia es el arte de explicar y describir escudo de armas de cada linaje, ciudad o persona.
Uno de los elementos visuales del documento de archivo, el más emblemático y el más constante en sus códigos, ha sido sin duda el de las armas heráldica, el blasón y para que éste sea entendido y caracterizado en el documento, necesita el archivero estar armado o, al menos, auxiliado en la enseñanza que presta la esta ciencia.
1.7. La Genealogía
Ciencia del origen, de la propagación y del destino de las familias que han adquirido consideración en la vida pública y de influencia sobre la sociedad civilizada. El carácter más formal y tradicional es el establecimiento de esquemas genealógicos rigurosos, tablas de filiaciones y parentescos. Eso sólo justifica que sea una ciencia auxiliar de la Archivística. Porque la línea de filiación y parentesco vincula a los documentos producidos en archivos familiares y por ese hilo del linaje pueden ser localizados, rescatados o devueltos a su sitio natural.
2. LAS CIENCIAS AUXILIARES MÁS RECIENTES
2.1. La Archivística y las Ciencias relacionadas con la Administración
El cumplimiento del principio archivístico por antonomasia, el de procedencia, implica el respeto al procedimiento administrativo o jurídico que da lugar a los documentos. En consecuencia, en la formación del archivero adquieren una notable importancia los conocimientos referidos al procedimiento y a la gestión administrativa como principios que regirán su propia gestión.
Sobre la base del valor primario, la archivística debe mantener sus relaciones con las ciencias jurídicas y de la Administración, Derecho y Procedimiento administrativo.
2.1.1. La Gestión de la Administración
El papel de la archivística respecto de la Administración fue en un principio de auxiliar. Durante muchos siglos los archiveros fueron juristas y profesionales procedentes de la Administración y esta procedencia marcó la subordinación de los archivos a las entidades productoras. Esta relación pasó a segundo plano cuando los archivos se convirtieron, a partir del S XIX, en auxiliares de la historia.
La subordinación de los archivos a las entidades productoras de los documentos tiene su razón de ser en la consideración única de los valores primarios del documento, aquello que el documento tiene desde su nacimiento, es decir, su valor administrativo, producto de una actividad determinada de una institución X. En esta consideración se cimienta la teoría anglosajona del records managment, que surge a raíz de la ingente cantidad de documentos que se producen en EE UU con la segunda guerra mundial.
El profesional que se va a encargar de la gestión de los archivos de la admon se considerará como administrador de documentación administrativa, perteneciente y totalmente integrado en los sistemas de la administración. Los recodrs manger, como dice Cruz Mundet, son gestores de documentos que se encargarían de la documentación con valor primario: legal, jurídico o probatorio, financiero o fiscal, informativo e intrínseco.
La evolución de las funciones de los archivos, marca su evolución desde el planteamiento tradicional de los archivos al servicio de la historia hasta el presente de la función integral del archivo, ya que éstos no nacen para servir a la historia y a la investigación sino a la gestión, para prestar un conjunto de servicios a la sociedad, desde pruebas jurídicas a simples testimonios.
2.1.2. El Derecho
Los fondos documentales públicos y una parte de los privados proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley. El archivero debe conocer determinados campos del derecho como son:
1. Legislación básica del Estado: CE y Estatuto de Autonomía
2. Legislación rectora del sector al que se adscriba la entidad a cuyo servicio se encuentra el archivo
3. Legislación de ámbito archivístico: LPHE, ley archivos de su comunidad, ley de protección de datos de carácter personal, ley de secretos oficiales...sin olvidar el reglamento propio del servicio.
4. Legislación sobre el procedimiento administrativo, es decir, LRJAP y PAC y sus decretos de desarrollo.
El acercamiento a la génesis del documento por el conocimiento de los conceptos fundamentales del Derecho Administrativo nos ayudará a estudiar la tipología de los expedientes que se producen hoy, de manera que podemos delimitar las diferentes series que se forman en cada dependencia.
2.2. Ciencias de la documentación
La ciencia de la documentación agrupa una serie de disciplinas diversas, que tienen una aplicación técnica bien asentada y cuyas distintas actividades son llevadas a cabo por profesionales que realizan su labor en fondos documentales y que reciben nombres como: documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de la información, etc. Todas estas actividades y funciones son coincidentes en su objetivo: facilitar el acceso a la información, principalmente documental.
En la sociedad de hoy, para contestar a las demandas de los usuarios (admón., investigador o ciudadano) los papeles del documentalista, bibliotecario y archivero no están en conflicto sino que se complementan. El documento digital y la www están aproximando cada vez más estos papeles.
El objeto de la archivística es disponer de la documentación organizada, recuperable para el uso de la admón., el ciudadano y el investigador, de ahí que el archivo se componga de tres elementos esenciales:
ARCHIVO: DOCUEMNTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO
Dar servicio, informar es también el fin primordial de bibliotecas y centros de documentación, por lo tanto deben tener organizada su documentación. Las tres instituciones coinciden en este punto, pero el archivo se diferencia básicamente de ellas por el carácter más conservador en la información debido al carácter testimonial de los documentos, mientras que en aquélla predomina el objeto difusor, y en cuanto a su organización, siguiendo el principio de respeto a la procedencia en los archivos y por materias en el resto.
Según F. Fuster la Archivística se diferencia de las demás ciencias documentales en:
- El carácter seriado de los fondos
- El sentido del Archivo como conjunto orgánico y nunca como colección.
- El principio de procedencia.
Con respecto a las relaciones entre archivo y centro de documentación, en muchas ocasiones, los centros de documentación son dependencias de un organismo que produce documentación que es organizada por este centro; por tanto, gestiona también un archivo al servicio de esa Administración como archivo administrativo que es.
Esta aclaración nos sirve para comprender el porqué de asimilar los centros de documentación a los archivos en el Art. 3 de la ley 19/2002.
El centro de documentación integrará, pues, un fondo documental con una colección, documentos administrativos y documentos cognitivos, fuentes de información interna y externa, pues su función es proporcionar al usuario toda la información necesaria para la toma de decisiones.
Este carácter de servicio informativo, de servicio al ciudadano y a la Administración, el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, la normalización y la difusión a través de la red, hace que la archivística amplíe sus conocimientos y tome prestado de las ciencias de la documentación los tesauros y la indización.
2.3. Ciencias de la información y la comunicación (TICs)
La multiplicación y el crecimiento exponencial de la información y las nuevas formas de acceder a ella han dado lugar a lo que se conoce como sociedad de la información. Las tecnologías de la información y la comunicación deben permitir un aumento significativo de la cantidad y calidad de las informaciones y promover cambios sustanciales en la cultura ciudadana que deriven en una mejora de la competitividad y, sobre todo, de la calidad de vida.
El reconocimiento del papel que pueden tener los archivos en el marco de la denominada sociedad de la información es un hecho que empieza a ser tomado en consideración junto con el esfuerzo desplegado por el colectivo profesional. Estos profesionales se han encargado de implantar políticas de gestión de documentos, introducir las nuevas tecnologías de la información y la comunicación en el tratamiento documental, facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y promover una mejora efectiva de la formación de los profesionales.
Las nuevas tecnologías son susceptibles de ser aplicadas en múltiples tareas archivísticas, tales como las transferencias, el control físico de los fondos, el control de préstamos y consultas, los instrumentos de descripción, el expurgo, la difusión y la gestión del servicio. Si bien es cierto que la mayoría de los procedimientos archivísticos son susceptibles de ser automatizados, el más beneficiado es sin duda la descripción-recuperación y cuanto con ello se relaciona. La amplia expansión de la informática a todos los aspectos del trabajo administrativo, facilita sobremanera la automatización del archivo desde sus inicios. Por ejemplo, tan pronto como la entrada de un documento es registrada por medio de la computadora conectada en red, podemos realizar el seguimiento de un expediente a lo largo de su tramitación, clasificarlo y describirlo, lo cual es factible mediante un programa de gestión integral del archivo que funcione conectado con todas las unidades administrativas.
El campo primero y más amplio de aplicación es el de la difusión de la información, ya que al fin y al cabo la informática es el tratamiento automático de la información. A partir de los registros acumulados en las fases anteriores, el archivo podrá elaborar los instrumentos de descripción, de control de consultas y usuarios, estadísticas, entre otros las dos consecuencias más importantes de la informática aplicada a los archivos que son:
1. La digitalización
2. La documentación producida por medios electrónicos
2.4. Imagen, marketing y comunicación
Las técnicas del marketing nacen inicialmente en el marco de la empresa privada, con el tiempo se han ido introduciendo en el sector público y, más concretamente, en el sector del patrimonio cultural. En este caso, y dado su carácter de instituciones sin ánimo de lucro, se ha desarrollado el denominado marketing de servicios con la voluntad de rentabilizar las funciones del archivo y garantizar una buena administración situando el centro de atención en el usuario-cliente y en el servicio-producto que se les ofrece. En definitiva, el marketing no es una práctica más o menos agresiva de vender un producto concreto, sino una filosofía que implica una notable transformación de los métodos de trabajo, de manera que los servicios ofrecidos se ajusten a las necesidades de una amplia gama de ciudadanos.
En principio las técnicas de marketing pueden beneficiar a los archivos en los estudios de las tipologías de usuarios y el conocimiento del público potencial, en la mejora de la gestión del archivo, en la creación de productos de mercado, en la mejora de la comunicación y en la búsqueda de recursos suplementarios, de modo que su vinculación con las políticas de calidad es evidente.
Las técnicas de marketing se han empezado a usar sobre un reducido número de archivos, y actualmente se cuenta con un grupo de vanguardia que las ha usado en el marco de sus actividades profesionales. En la mayoría de los casos, las experiencias se han centrado en mejorar la imagen de los archivos y en difundir los servicios que ofrecen, en adecuar la presencia y el contenido de las publicaciones divulgativas a un público no especializado o en promocionar los servicios de gestión de documentos administrativos ofrecidos a los órganos de toda la institución.
2.5. La lingüística
Ciencia que estudia la lengua humana. La falta de formación en este campo es causa de frecuentes ambigüedades.
La Lingüística aporta al archivero:
1) las investigaciones en el procesamiento de la lengua natural para la comunicación oral con máquinas
2) Bancos terminológicos para el acceso a la terminología actualizada en cualquier lengua
3) Los sistemas de indización mediante palabras clave, términos controlados o lengua natural
4) Sistemas de traducción automática par acceder a documentos escritos en cualquier idioma.
Estos productos son útiles para el archivero y el investigador.
